对不同的企业组织和工程项目组织形式,合同管理组织的形式不一样,通常有如下几种情况:
1.工程承包企业应设置合同管理部门(科室),专门负责企业所有工程合同的总体的管理工作。主要包括:
参与投标报价,对招标文件,对合同条件进行审查和分析;
收集市场和工程信息;
对工程合同进行总体策划;
参与合同谈判与合同的签订,为报价、合同谈判和签订提出意见、建议甚至警告;
向工程项目派遣合同管理人员;
对工程项目的合同履行情况进行汇总、分析,对工程项目的进度、成本和质量进行总体计划和控制;
协调项目各个合同的实施;
处理与业主,与其它方面重大的合同关系;
具体地组织重大的索赔;
对合同实施进行总的指导,分析和诊断。
2.对于大型的工程项目,设立项目的合同管理小组,专门负责与该项目有关的合同管理工作。在美国凯撤公司的施工项目管理组织结构中,将合同管理小组纳入施工组织系统中,设立合同经理、合同工程师和合同管理员。
3.对于一般的项目,较小的工程,可设合同管理员。他在项目经理领导下进行施工现场的合同管理工作。而对于处于分包地位,且承担的工作量不大,工程不复杂的承包商,工地上可不设专门的合同管理人员,而将合同管理的任务分解下达给各职能人员,由项目经理作总体协调。
4.对一些特大型的,合同关系复杂、风险大、争执多的项目,在国际工程中,有些承包商聘请合同管理专家或将整个工程的合同管理工作(或索赔工作)委托给咨询公司或管理公司。这样会大大提高工程合同管理水平和工程经济效益,但花费也比较高。