合同保管及归档制度的要求是什么?

最新修订 | 2024-08-21
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彭建超律师
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专家导读 合同保管及归档制度的要求是:按照年代进行分类编号、每半年清理一次、编制合同统计清单、编制合同检索工具、履行管理手续、防火防潮处理、专人负责管理等,具体情况根据合同保管的情况来进行认定。
合同保管及归档制度的要求是什么?

一、合同保管及归档制度的要求是什么?

1、合同文档管理可以以年代结合项目性质进行分类编号。

2、保存的合同文档每半年清理核对一次,如有遗失、损毁,要查明原因,及时处理,并追究相关人员责任。

3、合同管理组要加强对合同档案的统计工作,要以原始记录为依据,编制合同统计清单。

4、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具,以便有效地开展合同文档的查询、利用工作。

5、各分公司、各部门员工可在合同档案管理组查阅合同文档,确因工作需要须借出查阅,须经分公司、部门主管领导签字同意后,方可在合同管理组办理相关借阅手续,以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。

6、合同文档的保存条件:防火,防潮。

7、合同文档必须专人负责管理。

二、合同保管及归档的特点

1.突出的依据凭证性

依据凭证性,是合同档案最突出也是重要的特点,意思是说依法订立的合同对当事人具有法律的约束力。合同的订立、生效、履行、变更以及权利义务的转让、终止、违约、责任等等,都必须完全地、唯一地依据合同档案,否则,就要承担由此产生的法律后果。由于具有这一作用,在市场经济体制下,合同档案时维护当事人合法权益的最直接、最有效的手段之一。这点特点需要引起广大经营者、管理部门以及档案工作者的重视。

2.形式与内容的规范性程序较高

合同要对当事人有法律的约束力,其自身必须具备法律规定的许可性,即对于合同本身是否具有法律效力,法律规定了特定的形式,不具备法律所要求的特定形式,该合同就不具有法律效力,视为无效合同

诉讼中,要证明一个合同法律效力的成立,就应当以法律要求的特定形式去加以证明。而在合同档案管理工作中经常发生的“证据灭失”问题,原因正是对合同形式与内容的规范性要求不甚了解,以致在收集、保管过程中缺失了合同档案的若干组成部分,造成合同档案法律效力的部分乃至全部的丧失,导致当事人合法权益受到损害。

3.时效性强

时效是一个法律术语,指时间在法律上的效力。时间本身就是一种法律事实,能够引起一定的法律后果。《合同法》《民法》等许多相关法律对在合同的要约、承诺、履行以及争议解决各个不同阶段内合同的效力以及当事人各种权力、义务的存在与消灭等均有所规定,可以说时效性特征贯穿于合同始终。

合同保管及归档处理的关键在于避免发生丢失,以保证后期发生矛盾和纠纷时,可以按照合同条款的规定来进行举证处理。用人单位应当明确专门人员对合同进行管理,并按照归档的相关制度建立秩序,避免合同损失的情况发生。

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