行政处罚立案,是行政机关对违法行为线索材料进行初步审查,认为存在依法需要予以行政处罚且属本机关管辖范围的违法事实,决定启动行政处罚一般程序开展调查处理的行政执法环节。行政机关接到投诉、申诉、举报、其他机关移送、上级机关交办的案件线索,或者依据监督检查职权主动发现案件线索的,应及时进行案源登记,及时决定是否立案。行政机关在立案之前,可以依法调查取证,核查是否具备立案条件。立案前的调查,属初步调查。行政机关经初步调查,有理由认为存在违法事实需要予以行政处罚,且属本机关管辖范围的,就应及时按规定办理立案手续,以便进一步调查取证。
行政机关超出法律法规规章规定的时限办理立案手续的,一般情况下属于程序瑕疵,而不属违反法定程序,不影响行政处罚的效力。但是,调查终结后再办理立案手续的,属于违反行政处罚法定程序,相关行政处罚无效。违法案件具备立案条件但未按规定及时立案,在时间上严重拖延,立案后虽然还有调查活动,但主要证据都是在立案之前调取的,有可能被指控构成滥用职权,从而可能影响行政处罚的合法性和有效性。
立案审批的作用主要体现在督促行政机关及时展开调查,并将不具备立案条件的案件排除在外。因此,立案之前取得的证据只要符合法律要求,取证方式方法合法、正当,且所取之证对所调查事项能起到证明作用的,经查证属实后,就可以作为认定案件事实的证据使用,具有证明效力。