(一)明确必要费用范围。管理人要清楚直接支出费用、因管理事务遭受的损失以及合理劳务报酬都属于必要费用范畴,在管理事务过程中注意保留相关凭证,如购买建筑材料的发票、医疗费用单据等。
(二)判断费用合理性与必要性。依据管理时的客观情况,以符合事务管理实际需求为标准,来确定费用是否合理必要。比如修缮房屋,材料的数量和质量要与房屋修缮实际情况相符。
(三)请求受益人偿还。当确定好必要费用后,管理人可向受益人提出偿还请求。
法律依据:
《中华人民共和国民法典》第九百七十九条规定,管理人没有法定的或者约定的义务,为避免他人利益受损失而管理他人事务的,可以请求受益人偿还因管理事务而支出的必要费用;管理人因管理事务受到损失的,可以请求受益人给予适当补偿。