集团公司公章管理制度内容是什么

最新修订 | 2024-02-28
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卞晓飞律师
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专家导读 集团公司中对于公章的管理涉及到公章、法人章、财务章等的定制以及用章规范。用章规范包括有权用章的人员、管理印章的人员、用章情况以及章丢失或更换时的程序、制度等。此外,各部门还要制定与用章规范相匹配的行政规范。
集团公司公章管理制度内容是什么

一、集团公司公章管理制度内容是什么

印章的管理应做到分散管理、相互制约,为明确使用人与管理人员的责权,特做如下公司印章使用与管理条例:

(一)印章的制作与管理

公司印章主要指:公章、法人私章、合同章、财务章等各职能部门章。

印章的管理涉及范畴:刻印、使用、废止、更换。

新公司成立,基本印章(公章、合同章、法人私章、财务章)的刻制,应由指定的印章管理人员负责刻制,后交由人事行政部备案,并从刻制之日起执行相关使用条例。因业务发展需要申请各职能部门专用章时,由需求部门填写《印章制发申请表》经总经理核准后送交人事行政部门刻制。

(二)使用

1.任何部门在启用印章前,均需与公司(人事行政部)办理领取手续,接受相应的责权告知,签定《印章签收手续》并备案。(已经开始使用的需自通知当日补办理领取手续)

2.公章:公章由公司经理或各分公司经理保管。各部门有需盖公章的文件、通知等,须先到人事行政部处领取并填写《印章使用申请表》,经由分公司经理核准盖章并在《印章使用申请表》中签批,盖章后经手人需将签批申请表交由人事行政部,并在《印章使用登记薄》签字。人事行政部需将《印章使用申请表》与《印章使用登记薄》同期留档。

3.合同章:合同章由财务部保管。主要用于公司签订各类合同使用专用章,盖章前须先到人事行政部处领取并填写《印章使用申请表》,经由公司或分公司经理审批,财务经理审核后盖章并在《印章使用申请表》中签批,经手人需将签批后申请表交由人事行政部并在《印章使用登记薄》签字。人事行政部需将《印章使用申请表》与《印章使用登记薄》同期留档。

4.法人私章:法人私章由分公司出纳保管,主要用于银行汇票现金支票等业务,使用时凭审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章。

5.财务章:由财务部经理(或负责人)保管,主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用,发票专用章主要用于发票盖章。

6.其他职能部门章:其他职能部门章,主要适用于各部门内部使用,已经刻制的职能部门章,需由部门负责人进行保管并严格该章的使用办法。

(三)废止、更换

1.废止或缴销的印章应由保管人员填写《废止申请单》,并呈分公司经理核准后交由分公司人事行政部交由总部人事行政负责人统一废止或缴销。

2.后,交由人事行政部按批示处理,如是遗失公司基本印章时必需登报申明。

3.更换印章时应由印章保管人员依公司文件填写《废止申请单》,并呈分公司经理核准后,交由人事行政部按批示处理。如有需要须填写《印章制发申请表》申请新的印章。

二、印章保管人的责权范畴

对于公司主要印章管理,采用的是分散管理相互监督的办法。人事行政部主要职责是对印章的使用进行合理性管理,而印章保管人具有使用、监督、保管等多重责任与权力,具体划分如下:

1.职能部门印章保管人对印章具有独立使用权力,同时负全部使用责任。

4.2公章的保管人无独立使用权力,但具有监督及允许使用权力,因此公章的保管人对公章的使用结果负主要责任,经手人则负部分责任,而对未经由负责人或保管人(分公司经理)签批的公章使用经手人负主要责任,保管人负部分责任。

4.3财务章的保管人无独立使用权力,但具有监督及允许使用权力,因此财务章的保管人对财务章的使用结果负主要责任,经手人则负部分责任,而对未经由保管人(财务负责人)签批的公章使用经手负主要责任,保管人负部分责任。

集团公司一般体积庞大,管理层人员众多,需要用章的情况也复杂。因此,集团公司需要为使用公司章专门制定规范,防范各种实践中可能存在的风险。集团公司的印章如果保管不当会对公司的经营状况造成重大影响。

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1、财务经理(经理)岗位职责:
(一)岗位名称:财务经理(经理)
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(1)在总经理领导下全面负责公司的财务管理工作;
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(9)审核公司财务报告及税务报告,签发材料、设备、费用等资金的收支,确认后进行。另协调与其他单位的资金往来与结算。
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2、财务管理中心财务主管(部长)岗位描述
(一)岗位名称:财务主管(部长)
(二)直接上级:财务经理
(三)直接下级:财务中心职员
(四)主要职责
(1)具体执行有关财务制度,带领财务部人员完成公司的日常工作;
(2)按照经济核算原则,定期检查,分析公司财务、成本、费用和利润的执行情况,挖掘增收节支潜力,考核资金使用的效果,督促本公司有关部门降低消耗、节约费用、提高经济效益,及时向公司提出合理化建议,当好公司参谋;
(3)详细审核财务会计每张凭证、有关的内容、数字、金额、期限、应收应付、手续等是否准确无误,签名确认无误才安排会计过帐;
(4)负责各项目的帐总体策划设帐、安排处理报表,另在规定的时间内上交国家有关部门要求上报的资料:(包括报税、纳税资料、统计资料等);
(5)查阅了解公司财务的计划资料、合同和其他有关经济资料,纠正财务中的差错弊端,规范公司的经济行为;
(6)协助财务经理办理:融资、评估、信贷、办证等业务;
(7)完成总经理与财务经理交付的其他工作。
3、成本会计岗位职责
(一)岗位名称:成本会计
(二)直接上级:财务主管(部长)
(三)本职工作:成本核算
(四)直接职责:
(1)成本核算资料的收集(材料、人工、工时、费用)
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(3)固定资产管理与相关凭证的填制
(4)费用项目控制与相关凭证的填制
(5)每月成本核算、相关凭证的填制及成本资料的装订
(6)编制会计报表
(7)跟踪成本核算相关环节数据处理
(8)完成其他日常相关会计工作
4、材料会计岗位职责
(一)岗位名称:材料会计
(二)直接上级:财务主管(部长)
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1、材料进仓复核及发票的签收。
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5、确保库存信息的准确、及时;
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5、应收会计岗位职责
(一)岗位名称:应收会计
(二)直接上级:财务主管(部长)
(三)本职工作:应收帐款的追收、业户往来帐核对、发货单装订、录入,空白单保管
(四)直接责任:
1、领取出仓单交营业中心领用;
2、收取送货单,登记入帐;
3、每天早上9点收昨天的货物放行条,核对;
4、凭发货单入销售帐,(97,用友,手工帐三套)
5、对帐,编制报表:每月5号前,编制对帐单,电脑帐龄分析报表,销售月报表;
6、单据保管,整理单据,装订成册,归档保管;
7、审核收款单据,监督收款情况。
8、协助追收货款;
9、财务主管交办的其他相关事务
5、出纳岗位职责
(一)岗位名称:出纳
(二)直接上级:财务主管(部长)
(三)本职工作:日常收付、银行结算、资金调拨、银行信贷手续
(四)直接职责:
(1)认真执行现金管理制度;
(2)处理现金收付和银行结算业务,货款要及时存缴银行,不准挪用现金和“白单抵库”“不准签发”“空头支票”;
(3)一切结算业务(包括银行存款、现金)都必需按照财务规定以及开支范围、内容、标准办理,不得弄虚作假,打埋伏,做到日清月结、帐目清楚,并逐日、逐笔地登记现金银行存款计算机日记帐;
(4)管理好盖有公司财务章的所有凭据及有价证券;
(5)协助有关部门积极追收货款及欠款,加快资金回笼和周转使用。
请问这个公司规章制度有效吗? 第一章:基本管理制度 一、仪容仪表 员工的仪容仪表关系到公司的形象和声誉,同时也是工作状态的具体体现。 1、员工必须以饱满的工作热情进入工作岗位,工作时间内应保持良好的精神状态,着装整洁。不得穿着睡衣,拖鞋工作。 2、上班时须保持良好的个人卫生(不得饮酒上岗)。 3、工作时间使用普通话。禁止无故大声喧哗、说粗话、脏话。 二、行为规范 为保证工作有秩序的进行,应遵守以下行为规范。 1、在岗期间,不得玩手机(网络游戏、电影视频、看小说以及与工作无关的事情)。 2、在岗期间,严禁长时间接听或者拨打私人电话,及社交软件语音视频。 3、办公场所禁止吸烟,工作时间内禁止在办公区域内食用气味过大食品及零食。(特注:因员工大多有吸烟的习惯,为了照顾他们,特许这些人每天在办公场所吸烟不能超过10次。但是仓库办公除外,因为仓库的特殊性,禁止所有人吸烟。) 4、在岗期间,拾到任何物品及时上交,爱护办公设备,节约办公耗材,晚班下班之后应及时关闭电源(电脑,电灯,空调等),关好门窗,以免造成不必要的损失。 5、遵循公司的保密制度,未经批准,不得将公司资料、数据以及运营计划向其他非相关人员透露,一经发现必将严肃处理。 6、如无特殊原因,应按时到班完成自己的工作任务,如联系不上,并对公司造成损失或延误工作者,视情节轻重处以警告、负激励及辞退等处理;如遇特殊情况下不能按时到班,须提前联系所在部门主管请假。(特注:恶劣天气时,可以晚到20分钟,但是下班时间将推迟20分钟。) 7、早餐应在上班之前解决,不得在上班时间吃早餐。 8、违反公司及部门规章制度的,每月超过3次,到HR谈话一次;每月超过5次的,警告一次,并写500字检讨,在自属部门做检讨。 三、卫生制度 日常卫生由各部门卫生负责人对员工进行排班,按照排班表执行。排班表会在每周的周六之前公告出来。 1、每天卫生由当天卫生值班人员负责,其他人员保证自己办公桌周边整洁,清爽。 2、积极参加公司的每一次大扫除(每月15号),平时要保持个人办公台和电脑桌面的干净整洁,严禁纸张、杂志和书本的胡乱摆放。 3、公司内严禁随地吐痰和乱扔垃圾,下班之前带走所有个人垃圾。 4、每天下午当天值日生自觉打扫办公区域卫生,如遇当日值日生不在顺延下一位负责,私下调换值日时间自行协商好。 5、早晨值日的员工,需要在上班开始时间前5分钟完成卫生清洁。不得影响其他员工工作。 第二章:考勤制度 本公司根据各岗位实际需求安排上班时间,因工作需要,公司安排员工加班时员工应予配合,加班后到部门主管领取加班条填写,之后交给HR部门保管。 1、公司可根据需要变更和调整工作时间。 2、上班时间依据各部门规章制度。 3、员工每天上、下班均需在指定地点签到。 4、应自觉遵守上下班时间,上班时间本人还未到岗,视为迟到。 5、凡未到下班时间,提前离岗,视为早退;无故迟到超过100分钟或早退,当天按旷工处理。实际到岗和离岗时间均已考勤记录时间为准。 6、因公外出不能按时签到者及时联系部门主管,做相应登记。 7、请假:①请假需提前一天跟主管讲明原因,不支持当天请假,临时请假不予生效;②请假身体不适等紧急原因临时请假(隔天上班带病历本),应在上班时间前电话联系告知主管。 8、请假条请到各主管领取,使用公司统一请假条。 9、请假程序:向部门主管请假,填写请假条,部门主管签字。(部门主管请假,找总经理签字。)提交到HR保管。如请假天数超过三天,总经理签字,提交到HR保管。 10、除特殊或紧急原因,不得临时请假,特殊事务临时请假需说明具体原因。 第三章:薪酬制度 1、员工工资在公司发薪日为每月15-20号,存入员工银行卡账号或支付宝账号。 2、员工工资以月为单位发放,员工离职时,其应付工资将在最后一个月工资中一起结算。 3、公司按部门职位以不同的绩效考核方式计算各职位的工资。 4、薪资要对外保密,不得对外透露具体工资。 5、详细请参考各部门规章制度中薪酬制度。 第四章:会议制度 为加强公司纪律,规范公司会议管理,提高公司运营质量,特制定本会议制度。公司会议包括月各部门周例会,月度会议,季度会议,专题会议等。 A:各部门周例会 1、周会时间根据各部门安排。详细时间参考各部门规章制度。 2、各部门汇报本周工作完成情况,着重介绍在工作任务执行过程中出现的问题。 3、上报下周工作计划。 4、商讨发现问题的解决方案,指定整改计划。 B:每月度会议(每月30日) 1、参会成员为总经理、各部门主管以及人事部经理 2、总结本月工作内容及完成情况 3、要制定月工作计划及安排(要求书面说明)。 C:季度会议(三个月一次会议) 1、参会成员:总经理、各部门主管以及人事部经理。 2、听取公司总经理汇报公司的经营管理情况、重大事项进展情况、存在的问题
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