立卷的方法一般是按文件的作者、名称、所涉及的问题、时间、地点、人物以及收发文机关等特征归纳组卷,可按其中之一种特征组卷,也可几种特征结合使用。在现行机关,一般先将文件分为不同的系列,对不同类型的文件采用不同的立卷方法。如:
①综合性文件(报告、计划、总结),可按作者立卷,或结合时间和地区等特征立卷。
②会议文件,基本上按文件的作者立卷。大型会议的文件可一会数卷,一般会议的文件可一会一卷,同一内容的几个会议文件可合立一卷。
③专题文件,可按问题结合作者来组卷,适当分级。
④案件材料,通常按问题立卷。一个案件的材料应该放在一起,根据文件的联系、数量和保管期限,立成一卷或数卷。一般机关(司法机关除外)中的案件,如果案件材料数量很少,可将同类案件合并立卷。这类文件不分级,不分作者。
⑤国民经济计划、统计报表、名册、简报,可按文件名称立卷。
⑥群众来信,可按问题或按地区等特征立数卷。
立卷的组织程序,
首先在立卷前制订具体计划,拟制本年度文件分类归卷的条目,称为立卷类目。它是以条款形式写成的,每个条款包括一组文件的作者、问题与名称,后面注明保管期限。条款的名称就是预拟的案卷标题。
其次做好平时归卷,已收集的文件,随时或定期按立卷类目所列有关条款归人卷夹。
最后,年终全面检查调整,
然后确定组卷。组成案卷后,对卷内文件进行系统化和案卷的技术加工,包括:卷内文件的系统排列、编写卷内文件的页号、填写卷内文件目录和卷末备考表、装订成卷、填写案卷封面。