关于国际工程总承包项目合同管理导则中的合同管理是这样的:
1、合同前期工作
国际总承包工程复杂,情况瞬息万变,因此在签订总承包合同前,需要针对合同条件进行详尽的调查,同时还有工程投标,选择合作伙伴等大量准备工作。下面将介绍几个方面的合同前期工作。
2、建立完善的文件与信息管理系统
国际工程总承包项目合同结构复杂、关系众多,对外信函、会议纪要等书面材料往来密切,特别是由于国际工程的复杂性和在工程中对书面文件的强调,相比国内工程,对总承包方的文件管理能力提出了更高的要求。总承包项目部应当从投标开始建立起有效的文件管理制度,注意在工程中留下对己方有利的书面证据为将来变更索赔提供依据。在信息管理系统方面,中国企业需要引人国际先进的信息管理理念,应用国际先进信息管理软件系统,对信息的流动进行流程再造,改变目前信息流动途径过长,信息流动不畅的现状。
3、索赔管理
合同管理过程是动态的控制过程,一方面在合同的实施过程经常会受到外界的干扰,呈波动状向合同目标靠拢,这就需要及时发现偏差,并加以调整;另一方面,随着工程项目的进展,业主可能会有新的要求,合同本身在不断变化,绝对不变的合同是不存在的;此外,三边工程(边设计、边施工、边修改)施工过程中的不可预见性、随意性较大,引发的变更较多,也是合同管理的难点。根据法律及合同规定,对并非由于自己的过错或疏忽,而属于应由发包人或分包单位承担责任的事情向监理工程师提出请求的要求即为索赔。索赔管理的重要任务是通过合同实施过程中出现的计划外事项,如工程变更、施工条件变更、施工干扰等,索取投标价格以外的、由于索赔事项引起的附加成本开支,以维护承包商的合理经济利益。每项索赔的成功与否直接取决于索赔管理工作的优劣。
在合同履行过程中,合同管理人员要对合同规定的工作范围了如指掌,随时注意业主和工程师发布的变更指令或口头要求,一旦发现实际工程超出合同规定的工作范围时,及时发出索赔意向通知并精心准备索赔报告。同时,要做好施工阶段的成本管理,通过定期的成本核算和成本分析工作进行成本控制,随时发现成本超支的原因。如果发现哪一项直接费支出超出计划成本时应立即分析原因,采取相应的措施。如果发现是属于计划外的成本支出时,应找足证据提出索赔补偿。总承包商还应尽量保证分包合同文件的严密性,保证设计质量,尽量减少设计变更,以减少被分包单位索赔的几率。
4、风险管理
总承包商的风险贯穿了整个EPC合同的每个条款和每份附件,这就要求总承包商在合同谈判和签订阶段认真审核合同正文条款及有关附件,不遗漏任何一个潜在的风险,尽可能地回避或减少风险的发生,将日后可能发生的风险损失降到最小程度。如审核合同文件是否规定了明确的工程范围,注意承包商的责任范围与业主的责任范围之间的明确界限划分;审核合同价款的构成及调整办法;审核合同价款的支付方式,注意业主资金的来源是否可靠,延期付款时审核业主对延期付款提供什么样的保证;审核法律适用条款和争议解决条款。 在合同履行阶段,总承包商可能会面临业主资金不到位、支付能力差,分包商的工期拖延、质量不合格,规范变动、设计变更,工程范围不明、各方责任义务不清,通货膨胀以及不可预见等情况。这就要求合同管理人员加强项目参与方的互相沟通、相互信任,提高风险意识和法律意识,根据实际情况决定选择合理回避风险还是积极采取风险预防措施。
5、分包合同管理
施工分包合同签订时,要按照项目的实际要求和当事人的能力制定有关的目标(如质量、费用、工期、人员要求等),过低的要求可能导致工程实施水平的下降,过高的要求可能导致达不到工程建设的要求或引起不必要的合同纠纷,增加工程管理的难度。合同谈判过程中,涉及合同范围、权利与义务、价格、接口管理、质量与进度控制等,各种因素错综复杂。双方在尽可能保护自己的利益的同时,必须清醒地认识到,所谓合同不过是双方权利和义务关系相互妥协的产物,一方的利益和另一方的利益是密不可分的。只有双方同心协力,通力合作,优质如期地搞好项目的建设,才能为双方带来最大的利益。
在合同实施过程中,要实事求是地评价工程的实际情况,不折不扣地执行合同的规定和标准,只有这样才能保证合同的执行是按照各方合同当事人在合同签订时的“合意”进行,保证合同执行的公平性。
6、采购合同管理
设备和材料采购应根据总进度计划要求编制采购计划,建立招标采购制度,引人市场竞争机制,降低采购成本。采购的范围、合同条件及技术标准要明确且严密,避免出现模糊和矛盾的条款。在合同执行过程中,要及时跟踪设备产品的生产进度情况进行设备的催交,关键性的大型设备采购还应有设备监造人员。设备交货时,应组织严格的验收,保证采购产品质量合格。