在建立公司的规章制度时要遵循一定的规则。
(1)制度与实施程序的区别。出于保护雇员和雇主利益的制度需要包括两个方面:行为准则和实施这些准则的规则。对于各个部门而言,必须制定出切实可行的实施条款,这也就是所说的实施程序。制度和实施程序的区别在于制度列出各种条条框框的行为准则,而实施程序则是说明实施这些行为准则的过程。
(2)做好计划并得到批准。制定公平有效的制度的关键在于要尽可能地使之简单、清晰、全面。当制定公司的规章制度时,你首先得把各个部门的要求和建议文档化。这看似是一个很简单的事情,但是,你必须知道所有公司员工的期望,这是最基本的。因此,你必须文档化所有的工作规程、部门之间的联系等。这些任务完成后,你就可以正式地制定公司的制度了。在这一过程中,建议你一定要和人力资源部、建议者、员工、用户保持密切联系。为了避免员工日后产生意见,你应该尽可能地考虑到员工的利益。你也可以查看一下以前的制度,并看一看这些制度在那个时期所起到的作用。如果个别条款很有效,并可以在当前行之有效,就不妨把它列入公司当前的规章制度中。
(3)正式地制定制度和其实施的程序。首先,你要制定一套工作制度,规定完成哪些工作,如何完成,应达到什么效果,应该注意这一制度必须包括所有事情发生的可能性。例如:如果超过最终期限,必须提前和项目领导说明不能按期完成的原因,哪些部分不能完成,什么时候可以完成等。接着,你可以制定出如果不能按期完成应受到惩罚的条款。最后,一些制度也可以设有具体的实施方案。例如,你可以为员工获得在家工作的权利而制定相应的制度:如果请求在家工作,必须提前三天用E-mail通知项目经理;如果每个月都有四天或以上的时间在家工作,必须得到上一级领导的同意等。
(4)不要反复制定制度。制度一旦建立起来,就必须力求完整全面。如果在员工做出不合理的行为后再规定,那就不公平了,而且这也是很没有效率的管理方式。
(5)制度的制定和更新必须遵循相应程序。在制度的实施过程中很容易走向极端,但是你应该清楚如果不实施这些制度所带来的风险和危害。只有掌握所有员工的详细信息,你才能有效地保护每一个人的利益,提高自己的管理水平。