1、招募评审组成员。评审组成员由小区业主担任,人数不宜太少,也不宜太多,15人至25人之间单数即可。
2、评审组确定基本的物业费收费标准后,发布公告,由业主推荐物业公司或是由物业公司报名领取小区现状的竞标基本资料。
3、物业公司提交竞标方案,另外出具承诺书。承诺书主要内容为:愿意提供的改造资金金额,愿意提供的保证金金额,准备服务小区人员配置总数及人员构成,执行的物业服务标准等级,业主有效投诉能够接受的违约金每次金额。其他有关物业管理服务的承诺。承诺书需要加盖公司印章,并承诺当选后严格兑现执行。
4、评审小组评议。评议过程为,邀请所有合格的物业公司到场。抓阄确定后各个公司入场顺序。物业公司按照抓阄确定的顺序,依次入场向评议小组成员介绍服务方案和服务承诺。接受业主评审小组的评定,回答业主提问。
5、物业公司退场,评定小组开始打分。打分为自由心证,印象分,只考虑一个问题,这家物业公司如果百分制,大概可以打个多少分(第一家作为基准,之后的物业公司评分在第一家的基础上增减。更优秀的则加分,更差的则减分)。每个评议小组成员在事先设定的表格上,不记名打个印象分。主持人收集齐表格后用档案袋装好,并贴上封条由业主在封条上签名。
6、所有的物业公司都已经打好分后,拆开档案袋,统计各物业公司最终得分。为了最大可能防止评议业主作弊,可以同时去掉两到三个最高分和两到三个最低分,算出最终的平均分。统计分数需要进行两次以上复核,并有统计人员签名确认。
7、所有的物业公司分数统计后,请物业公司代表入场,宣布最终结果,接受物业公司质询复核分数。之后再向全体业主公示此次评分情况。
8、由小区志愿者开展上户书面征求意见,业主是否同意得分第一名物业公司作为小区物业公司。如果符合法定面积和人数的业主同意,则正式当选。如果第一名不能当选,则再走一遍流程,将第二名物业公司作为备选公司上门征求意见。
9、物业公司选定后,业委会与物业公司签订物业服务合同(没有业委会的则等业委会成立后再补签合同),做好入场前的对接,物业公司在约定的时间进场接管,提供服务。