采购供应合同签订流程是什么?

最新修订 | 2024-07-29
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专家导读 业务员负责起草职责范围内合同一式三份,参与合同谈判,每笔业务发生时,联系客户将合同、订货单及调价协议一式三份原件邮寄到公司内勤,销售内勤汇总所有原件合同按公司下发合同管理规定执行备案与审批手续后编号归档保存。组织会签。
采购供应合同签订流程是什么?

合同的签订时我们在生活中经常遇到的事情,因为在如今的法制社会中处理任何事情都需要走法律程序,不仅个人需要去签订合同协议还有组织企业在办理事务的时候还是会签订比较正式的合同,这样就能保障自己的利益不会受到损害,那采购供应合同签订流程是什么?下面就详细介绍。

一、合同签订审核流程

1、业务员负责起草职责范围内合同一式三份,参与合同谈判,每笔业务发生时,联系客户将合同、订货单及调价协议一式三份原件邮寄到公司内勤,销售内勤汇总所有原件合同按公司下发合同管理规定执行备案与审批手续后编号归档保存。组织会签;

2、部门经理部负责审核合同的各项操作规范。

3、生产副总协调与组织生产。

4、总工程师了解客户对当批次质量要求,监督并管理产品质量

5、销售副总办负责审核运价、运量,合同的真实性、合同风险等有关条款。

6、总会计师负责审核合同的付款、开票纳税等相关财务有关条款。

7、总经理负责审核合同的商务条款,确认等签合同与审批合同的一致性及最后确认。

二、合同执行部门负责起草和谈判,组织会签。合同应做到内容合法、条款齐全、文字清楚、表述规范、权利义务违约责任明确、期限和数字准确,应包括:

1、合同名称;

2、甲乙方名称及地址,经办人联系电话;

3、甲乙方法人代表或其合法代理人签字、公司公章或合同专用章;

4、合同签订日期;

5、运价、运量;

6、付款方式;

7、履约方式、地点、费用的承担;

8、违约责任(甲乙方权利和义务);

9、生效、终止条件;

10、争议解决的方法;

11、合同的份数及附件;

12、保密条款(视合同履行需要)

13、合同主办部门填写《合同评审批表》、《合同统计表》、合同文本,合同业务单位营业执照和相关资质复印件加盖公章,法定代理人授权委托书原件,按权限审核报批;

14、合同审批原则上应按顺序依次执行,遇特殊情况下可临时调整次序,但必须征得次序变动影响的下一会签人的同意。

三、各部门合同审核的重点如下:

1、合同执行部门对合同的文字结构、通用条款、特殊条款、双方权利义务、履约、担保条款做详细审核。

2、财务部审核签约公司名称、合同运费支付方式、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税有关的条款。

3、法务分析判断合同风险及与法律相关的内容。

4、质量部监督并管理产品质量,跟踪客户使用情况售后服务

四、合同的签署和盖章

1、合同按照规定审批顺序全部完成后,由销售副总办按照审批意见和即将最终签字/盖章的合同文本对照,有添加或需要修改的及时更正,确认无误后,按照公司印章使用管理规定办理签字盖章手续;

2、合同存档、备案:合同签订一周内,一式三份:合同正本原件客户原件存档、合同正本原件交财务部存档、合同正本原件营销部门留存使用;

3、公司严格杜绝不签字不盖章执行合同的风险;

五、合同变更、转让及解除必须采用书面形式

1、变更合同范围和付款条件,转让合同解除合同必须以书面形式提交审核;

2、变更、转让、解除合同后应在一周内完成修改存档和通知相关部门。各部门应对原合同文本进行标示,以免错误的执行原合同。

业务员

合同审批签字流程

部门经理

生产副总

总工程师

销售副总

总会计师

一般的流程都是要按照相关规定来进行,因为合同在法律允许的范围内签订才能具有法律效力,否则就算是签订了合同协议也不会有法律效力,流程在相关规定中有详细的说明,要在签订的时候仔细查看确保自己的权益。

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你好,我想咨询一下不属于材料采购合同签订程序和属于材料采购签订合同一样吗?材料采购合同签订程序都注意些什么呢?
[律师回复] 甲方(需方):   乙方(供方):   合同编号:   鉴于甲方施工生产的需要,同意由乙方供应甲方 项目的钢材,依照《中华人民共和国合同法》及其它相关法律法规的规定,遵循平等、自愿、公平和诚实信用的原则,经双方协商一致,订立本合同,以资共同遵照执行。   
一、产品名称、品牌、规格型号、厂家、需求数量、单价、金额、进货时间:   
二、交货时间、地点、方式及风险承担:   
2.
1.交货时间:具体进场时间由甲方根据计划要求提前以书面形式通知乙方及时供货。   
2.
2.交货地点及方式:按甲方计划送货至甲方 项目施工现场的指定地点或甲方指定的集中加工地点。   
2.
3. 本合同项下的货物由乙方送至甲方指定的交货地点后,经甲方验收合格,并办理书面验收手续后,该货物的毁损、灭失的风险由供方转移至需方。   
三、运输费用承担:   
3.
1.乙方负责汽车运输至甲方施工现场指定地点,乙方负责卸车。   
3.
2.材料的装卸、运输、过磅由乙方负责,费用由乙方承担,费用按 元/吨(一般为30-40元,因不同项目情况有变化),与货款一并结算。   
四、质量要求、技术标准、品牌及乙方对质量负责的条件和期限:   
4.
1.按国家标准执行:线材质量要求符合国家标准GB/T701-1997,螺纹钢材质符合国家标准GB1499-199
8.   
4.
2.乙方供货时随车必须提供乙方加盖公章的质量证明文件四份。   
4.
3.乙方必须保证所供钢材为合格产品。   
五、包装标准、包装物的供应与回收:   
六、钢材计量方法(在招标时明确,可采取以下三种方式之一):   
6.
1. 盘圆、φ14以下螺纹钢按过磅计重,过磅单上必须由双方人员签字,φ14及以上螺纹钢按点支计重,最终以工地实际签收数量为准。   
6.
2. 盘圆按过磅计重,螺纹钢点支,最终以工地实际签收数量为准。   
6.
3. 盘圆、螺纹钢均按过磅计重,最终以工地实际签收数量为准。   
七、验收标准、方法及提出异议期限:   甲方指定委派 (甲方验收人员的更改需提前三天以书面形式告知乙方)、1名现场施工员和1名领导班子共同对货物的质量和数量进行验收,并开具收货单给乙方;同时对钢材质量文件进行签收。   螺纹钢9M或12M定尺交货(按甲方计划要求)。   甲方验收后对乙方钢材质量有异议时,可随时对所供钢材进行抽样送检,若发生质量问题除由乙方负责组织无条件退货外,乙方应全部承担由此造成甲方的损失。   甲方提出异议的期限为抽样送检后,检测单位出具检测报告10天内。   
八、货款结算及支付方式(一般为按月结算,根据项目情况亦可采用节点结算方式):   上月26日至当月25日为一个结算期,供需双方月底办理结算,乙方向甲方提供当批次全额有效税务发票,甲方在次月15日前支付本结算期货款的 %.余款在甲方通知乙方完成供货后 个月内分 次付清。   甲方以银行转账方式支付货款,不接收供货方的委托付款。乙方必须出具有效的税务发票给甲方。   
九、违约责任:   
9.
1.乙方必须保质保量及时组织钢材进场,因乙方供货不及时造成甲方停工待料而造成的损失由乙方承担。   
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2.甲方应按时支付乙方的货款,若甲方资金暂时不能到位,双方可协商延期支付,如延期超过 天,延期支付的资金,由甲方按贷款利率和延期时间向乙方支付利息。   
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3.乙方应在甲方送货计划指定的时间内将货物送达到甲方指定的地点,每延迟一天乙方按货款的 %向甲方支付违约金。超过 天,甲方有权解除合同。   
十、环境、职业健康安全要求:   
10.
1.乙方对运货物的车辆严格要求,消除安全隐患。对车辆尾气排放量超标的禁止使用,货运车辆出工地大门,必须经过清洗,确保车路整洁、轮胎无泥。如未按甲方要求清洗车辆,造成市内管理部门罚款,其费用由乙方自行承担。   
10.
2.甲方负责对施工环境中存在的废气、噪音、扬尘、辐射等制订相应措施、确保进场作业人员符合劳动法规要求的作业环境。   十
一、解决合同纠纷方式:   1
1.1、向有管辖权的人民法院起诉。   十
二、双方其它约定事项:   1
2.1 .甲方有权根据乙方的供货能力和履约能力或项目实际情况增加或重新选择材料供应商,乙方必须无条件接受,乙方不承担违约责任。   1
2.2 乙方必须保证所供材料为合格产品,如验收不符合计划或合同要求或经检验产品质量不合格,乙方必须无条件接受退货处理,并承担由此发生的费用。   1
2.3合同签订时,乙方须提交营业执照、税务登记证等证件的复印件给甲方,并加盖公章。   1
2.4如需担保,另立合同担保书作合同附件。   1
2.5本合同签订后,如甲乙双方需要提出修改时,经双方协商一致后,可以签订补充协议,作为本合同的补充合同,该合同同样具有法律效力。   十
三、本合同双方签字盖章后生效,该合同一式 份,甲方执 份,乙方执 份。均具有同等法律效力   甲方单位名称(章) 乙方单位名称(章):   单位地址: 单位地址:   法定代表人: 法定代表人:   委托代理人: 委托代理人:   电话: 电话:   开户银行: 开户银行:   账号: 账号:   税号: 税号:   邮编: 邮编:   合同签订地点:   合同签订时间: 年 月 日
购销合同的订立流程
[律师回复] 您好,对于您提出的问题,我的解答是, 销售合同的签订是一件非常重要的事情,合同签订的好坏,关系到企业的兴衰。所以营销员在签订合同的时候,要同客户就合同的内容反复协商,达成一致,并签订书面合同。做到彼此满意,形成双赢。销售合同的签订程序具体可概括为两个阶段:要约和承诺。 (1)要约:这是当事人一方另一方提出订立销售合同的建议和要求。提出要约的一方称为要约人,对方称为受约人。要约人在要约中要向对方表达订立销售合同的愿望,并明确提出销售合同的主要条款,以及要求对方做出答复的期限等。 (2)承诺:这是受约人对要约人提出的建议和要求表示完全同意。要约一经承诺,即表明双方就合同主要条款达成协议,合同即告成立,所以承诺对合同的成立起着决定性作用。承诺的内容必须与要约的内容完全一致,承诺必须是无条件地完全接受要约的全部条款。如果受约人在答复中,对要约内容、条件作了变更或只部分同意要约内容,或附条件地接受要约的,就应视为对要约的拒绝,而向原要约人提出新的要约,叫反要约。在实际的操作过程中,一份销售合同的订立往往要经过要约、反要约、再反要约,一直到承诺这样一个复杂的谈判过程。
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采购合同供应商毁约怎么办?
当采购合同的供应商毁约后守约方也是可以解除合同的,同时违约方也是需要承担对方的赔偿损失,在确定赔偿费用时也是可以根据合同约定的具体金额以及双方协商情况来确定的,如果之前约定的违约金高于或者低于违约造成的实际损失后,也是可以向法院申请变更违约金的。
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合同事务
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采购供应合同注意事项有哪些?
1)项目相等 物料名称、规格、数量、单价、总价、交货日期及地点,须与请购单及决策单所列相符(2)付款办法 按照买卖双方约定的条件付款,一般付款的方式可以分为下列两种:① 一次性付款。约定供应商将物料运抵企业,经企业人员验收合格后一次付清。② 分期付款。依金额大小及供应期间的长短分为几期
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你好,采购合同的终止程序流程是什么呢
[律师回复]
一、发布采购信息1  发布采购信息是公共采购合同订立的首要步骤。采购活动的法律制度、政策、招标公告或采购公告、中标公告或成交结果、供应商资格条件、评价方法和标准、投诉处理决定、司法裁决、信息统计等采购信息能否平等、高效、及时地传递到所有符合相应资质的供应商手中,直接关系到公共采购合同授予的公正性和公平性,关系到公共采购合同竞争水平和采购效益的问题。采购人应及时采集公共采购的各类信息,交付信息发布机构进行发布,以有效、便利地进行信息递送。  实践中,采购信息发布应把握以下原则:

一,坚持平等、公平的原则。采购人可以根据项目的特点设定合理的资格条件,但应对所有供应商一视同仁,不可人为设置“歧视性壁垒”,不可提出品牌需求。

二,加强信息发布工作的监督管理,对违反相关规定的相关人员进行严肃处理。

三,对于涉密的采购信息,应积极进行“降密”和“去密”处理,最大限度地公开项目的采购信息,从而确保所有具备相应资质能力的供应商参与到项目采购之中,避免寻租和垄断的滋生,杜绝“电子行业”和“行业电子”等问题。  
二、遴选供应商  遴选供应商是直接关系到采购合同授予是否公正的一个关键环节2。
快速解决“合同事务”问题
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你好律师,不知道你们可不可以给我说一下采购合同订立程序,我们领导让我去和合作商签采购合同,我以前没干过类似的,没经验
[律师回复]
一、采购合同管理程序
1、目的。
为了加强采购合同管理,防范采购合同风险,维护公司的利益,现依据国家相关法律法规及公司采购合同管理规定,特制定本制度。
2、适用范围。
本制度明确了采购合同管理部门的职责,规定了采购合同管理的基本原则、运行机制及具体内容,适用于公司生产所需物料及公司日常所需各种物资的对外采购合同的签订、履行和管理工作。
3、管理职责。
采购部负责采购合同的谈判、起草、执行、变更等工作,采购部部长、副总经理或总经理对采购合同进行审批。
4、采购合同的形式。
采购合同的订立必须采取书面形式,经签约双方协商的有关修改采购合同的文书、传真等,均属于采购合同的范围。
5、采购合同的内容。
采购合同包括九项基本内容,即当事人姓名、住所和联系方式,标的全称、价款或报酬,数量和规格型号,品质和技术要求,履约方式和期限、地点,验收标准和方式,付款方式和期限,售后服务和其他优惠条款,违约责任和解决争议的方法。这九项内容必须编写齐全,各项内容的条款应当明确、具体,文字表达要严谨,书写要工整。
二、采购合同管理流程
1、合同:是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同,受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。
⑴ 合同正文应包含的要素
1) 合同名称、编号、签订时间、签订地点;
2) 采购物品/项目的名称、规格、数量、单价、总价及合同总额,清单、技术文件与确认图纸是不可分割的部分;
3) 包装要求;
4) 合同总额应含税,特殊情况应注明;
5) 付款方式;
6) 工期;
7) 质量保证期;
8) 质量要求及规范;
9)违约责任和解决纠纷的办法;
10) 双方的公司信息;
11) 其他约定。
⑵ 合同签订及其规定
1) 如涉及到技术问题及公司机密的,注意保密责任;
2) 拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低;
3) 为防止合同工程量追加或追加无依据,打包采购时要求供货方提供分项报价清单;
4) 遇货物订购数量较大且价格较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点;
5) 质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品保质期;
6) 详细约定发票的提供时间及要求;
7) 与初次合作的单位合作时,应少付预付款或不付预付款;
8) 违约责任一定要详细、具体;
9) 比价汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作;
10) 合同签订应按照附表七(合同审查批准单)的格式对合同初稿进行巡签审查;
11) 合同巡签审查通过后应由公司领导签字,加盖公司合同章方可生效;
12) 签订的所有合同应及时报送财务部门。
三、采购合同签订的相关问题
1、采购签约权限的规定采购合同管理程序和流程采购合同管理程序和流程。
(1)副总经理有权签署标的额在5000元以下的采购合同。2.标的额在10000元以上的采购合同需由总经理签署。
2、供应商调查。
签订采购合同前,采购人员就对方的信用(含经营范围、银行资金、履约能力、技术和质量等级、法人资格、签约人是否是法人代表或经法人代表授权的委托代理人等)进行全面了解。标的总价在100000元以上的采购合同应当形成书面比价单,并就对方的情况进行分析。
3、起草采购合同。
采购管理员根据审核的比价单起草采购合同。
4、采购合同审批程序。
采购部长对采购合同文本进行初审。然后报副总经理或总经理审批,最后到财务部签章采购合同管理程序和流程文章采购合同管理程序和流程
5、采购合同签订过程中各部门的职责划分。
(1)采购部负责采购合同签订前的合同询价、议价、调研等工作。
(2)财务部和质量管理部配合采购部做好采购合同货款和采购合同标的的质量检验工作。
(3)其他部门在各自部门职责范围内对采购合同的管理提供支持。
6、采购部、财务部和行政部各留一份采购合同原件,法律顾问留一份复印件。
四、采购合同履行的要求
1、采购合同签订后即生效,具有法律约束力,公司必须按照采购合同的约定全面履行规定的义务,遵守诚实信用原则,根据采购合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。
2、在采购合同履行过程中,采购部应根据采购合同的履行情况编制“合同管理台账”,做好详细记录,并保留相关能够证明采购合同履行情况的原始凭证。
3、遇履行困难的采购合同必须及时向领导汇报。
第15条在采购合同履行过程中出现下列情况之一时,采购部应及时报告相关领导,并按照国家相关法律法规和公司有关规定及采购合同约定与对方协商变更或解除采购合同。
(1)由于不可抗力因素导致采购合同不能继续履行的。
(2)由于对方在采购合同约定的期限内没有履行采购合同所规定义务的。
(3)由于情况变更,致使我方无法按约定履行采购合同,或虽能履行但会导致我方重大损失的。
(4)其他采购合同约定或法律规定的情形出现。
4、采购合同发生纠纷时,采购部相关人员应会同法律顾问与对方协商解决,协商不成需进行仲裁或诉讼的,相关部门应协助法律顾问办理有关事宜。
五、采购合同管理纪律要求
1、参与采购合同签订和采购合同管理的人员不得出现下列情况,否则公司将视情节轻重给予相应处分。
(1)泄露或私自更改采购合同的内容。2.丢失采购合同采购合同管理程序和流程合同范本。
(2)损害公司的利益。
(3)在参与采购合同制定、签订的过程中出现严重的不负责任的行为。
2、参与采购合同履行的人员违反国家和公司相关规定,给公司造成经济损失或其他损失的,视其性质和情节轻重,由公司给予责任人行政或经济处罚
3、对于触犯法律的人员,移交司法部门处理,公司保留对责任人的追索权。
六、采购合同资料管理
1、采购部负责采购合同资料的收集、汇总、保存和存档、等工作。
2、财务部负责采购合同管理过程中所涉及的原始凭证、票据的备份和保存工作。
1、本制度未尽事宜依照国家有关的法律法规和政策执行。
2、本制度自公布之日起执行,在此前发布的有关规定与本制度相抵触的,以本制度为准。
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签订采购合同应该注意什么
采购合同涉及很多问题,如标的物所有权的归属时间、标的物风险转移时间、以及关于知识产权等。合同双方应明确签订采购合同应注意什么。在签订合同时,应知道采购合同应约定哪些条款。下文就会告诉您这些内容,以便您能在签订采购合同时尽可能避免发生纠纷。
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我是一家采购部门的主管 现在需要制定一些物资采购管理规程 请问物资采购合同管理规程怎么写 采购合同签订时需要注意什么
[律师回复] 1.签订采购合同的要点企业在与供应商签订采购合同时,应注意以下点:
(1)项目相等物料名称、规格、数量、单价、总价、交货日期及地点,须与请购单及决策单所列相符。
(2)付款办法按照买卖双方约定的条件付款,一般付款的方式可以分为下列两种:
① 一次性付款。约定供应商将物料运抵企业,经企业人员验收合格后一次付清。
② 分期付款。依金额大小及供应期间的长短分为几期,例如:
第一期为预订期(订金),于签订合约并办理保证经认可后给付,其数额以不超过采购总价30%为限。
第二期款,依供应进度至一半或物料运抵企业时付40%。
第三期款(即尾款),地物料运抵企业经验收合格后给付;但末期款应不少于工程部价的10%为宜。
(3)延期罚款于合同书中约定,供应商须配合企业生产进度,物料最迟在几月几日以前,全部送达交验。除因天灾及不抗力的事故外,倘逾期,每天供应商应赔偿企业采购金额千分之几的违约金。
(4)解约办法于合同书中约定,供应商不能保持进度或不能符合规格要求时的解约办法,以保障企业的权益。
(5)验收与保修末合同书中约定,供应商物料送交企业后,须另立保修书,自验收日起保修一年(或几年)。在保修期间内如有因劣质物料而致损坏者,供应商在于15日内无偿修复;否则企业得另请修理,其所有费用概由供应商负责偿付。
(6)保证责任于合同书中的约定,供应商应找实力雄厚的企业担保供应商履行本合同所订明的一切规定,保证期间包含物料运抵企业经验收至保修期满为止。保证人应负责赔偿企业因供应商违约所蒙受的损失。
(7)其他附加条款视物料的性质与需要而增列。
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