大学生当兵在入伍的时候学费就退了办理手续的流程为:到毕业生所在的高校领取《应征入伍高校毕业生补偿学费代偿国家助学贷款申请表》(以下简称《申请表》此表也可从网络上下载),学校对毕业生的毕业情况、缴交学费情况等进行审核盖章;随后再前往毕业生户口所在地的县(市、区)武装部盖章,证明毕业生的参军入伍情况;然后再持《申请表》到户口所在地的县(市、区)教育局盖章,证明毕业生交纳的学费是否贷款等情况。此后就可将《申请表》交回学校,学校会将《申请表》送交省教育厅、教育部审核,无异常情况,相关学费就会拨到学校,再由学校汇到毕业生相应的银行账户中。大学生入伍是指部队每年从在校大学生和大学毕业生中招收义务兵,从2013年开始征兵工作由冬季改为夏秋季征兵,时间调整为4月份开始。