合同原件怎么存档?

最新修订 | 2024-08-27
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专家导读 一般的个人,签订的合同原件应妥善保存,放在一个安全的地方,避免水泡虫咬及其他人员轻易看到。而作为企业,做好公司合同管理及合同台账整理,是法务的基本功底之一,也是法务做好企业风险控制的一项重要的手段。
合同原件怎么存档?

一、合同原件怎么存档

一般的个人,签订的合同原件应妥善保存,放在一个安全的地方,避免水泡虫咬及其他人员轻易看到。

而作为企业,做好公司合同管理及合同台账整理,是法务的基本功底之一,也是法务做好企业风险控制的一项重要的手段。

首先,合同的管理靠合同台账的支持。合同台账应该大致包括以内容:合同名称、合同编号、签订时间、合同主体、合同金额、应收及时间节点/应付及时间节点、合同有效期:起始日期及终止日期、续约约定、备注

其次,在公司合同风险控制的重要环节也体现在合同履行上。比如合同有应付或者应收,是否已经履行付款义务或者收款权利,应当适时的提醒财务。这样对公司的现金流风险做到把控,减少不必要的法律成本支出和公司经济损失

通过合同管理,可以对公司常用的合同做一个分类和汇总,制定相应的公司标准合同交付业务部门使用,这样也会促进合约审核准确度并减轻合约审核专业人员的工作压力。

二、不同类型的合同原件存档是否一样

公司签订的各类合同文书应当根据本单位的规章制度进行存档保管,专业性强的业务合同一般在业务负责部门存档,一般性的合同在单位办公室或者综合管理部存档。

劳动合同一般在人事部存档;租赁合同采购合同、营运合同一般在在档案管理员处存档;招商合同一般在招商部和财务部处存档;与供应商相关的的合同一般在财务部或档案管理员处存档。

律师建议存档纸质合同原件的同时,扫描并留存电子档合同,以防纸质合同原件因不可预期的意外而遗失。

法律依据:

民法典》第四百六十九条

当事人订立合同,有书面形式、口头形式和其他形式。

法律、行政法规规定采用书面形式的,应当采用书面形式。当事人约定采用书面形式的,应当采用书面形式。

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个人档案怎么存放?
[律师回复] 您好,对于您提出的问题,我的解答是, 【法律意见】
可以到工作单位的人事部门查,可以到就读学校查,也可以到户口所在地的人才市场交流中心查。
大学毕业生的档案通常有三个去向:
1、毕业后就找到了接受户口的单位,档案和户口都转到工作的单位
这是通常认为最正规的档案流向,但据统计,这种情况大约只占到毕业生档案的10左右的比例。
2、毕业后没有找到接受户口的单位,户口和档案留在学校
两年后户口打回原在地,档案或留在学校,或转到省档案局。在这里需要强调一点,由于国家相关政策,规定毕业生毕业后暂时找不到就业单位的,其档案可免费由学校保存两年,许多大学生以为,既然学校免费保存,就无须再到人才交流机构托管了,这是一种省钱的档案存放方式,其实不是的。
3、把档案和户口放在人才市场交流中心。
首先必须确定在毕业时是否已签过三方协议,这是学生、学校和工作单位共同签的一个协议书,签了的话,报到证备注栏就不是空白,此时档案会在这个单位所在地的人才市场,没签的话,报到证备注栏为空,默认打回原籍,本科生打到省级人才市场,专科打到市级人才市场,师范类毕业生打到教育主管部门,一般在教育局。可由毕业生自己联系人才市场,把档案转过去保管。
如果大学生在毕业时,没有安排好档案的事情,几年过去,个人档案不知去向,在查找时,可根据上面的档案去向,查找相关管理部门下属档案室的电话,告诉接待人员毕业学校和毕业年份通常可查询。另外,与参加工作前最后一个学校的相关部门,原户籍所在地的人事部门;
第一家用人单位等,这些地方通常与个人档案的去向有关系,在这些地方问问。
快速解决“婚姻家庭”问题
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辞职后档案该怎样存
[律师回复] 您好,对于您提出的问题,我的解答是, 辞职后马上有新的接收单位,可直接将档案、劳动关系、失业保险、养老保险和医疗保险关系全部转移到新的单位。如果没有新的接收单位,建议可先将档案存放在人才市场等能够托管档案的部门。
《企业职工档案管理工作规定》第十八条规定,企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等,应由职工所在单位在一个月内将其档案转交新的工作单位或其户口所在地的街道劳动部门。
按照规定,传递档案应遵守下列规定:
(一)通过机要交通或派专人送取,不准邮寄或交本人自带。

(二)对转出的档案,必须按统一规定的“企业职工档案转递通知单”的项目登记,并密封包装。

(三)对转出的材料,不得扣留或分批转出。
(四)接收单位收到档案经核对无误后,应在回执上签名盖章,并将回执立即退回。逾期一个月转出单位未收到回执应及时催问,以防丢失。
《企业职工档案管理工作规定》第十八条
企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等,应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动(组织人事)部门。职工被劳教、劳改,原所在单位今后还准备录用的,其档案由原所在单位保管。
《企业职工档案管理工作规定》第十九条
转递档案应遵守下列规定:
(一)通过机要交通或派专人送取,不准邮寄或交本人自带。
(二)对转出的档案,必须按统一规定的“企业职工档案转递通知单”(见附件
二)的项目登记,并密封包装。
(三)对转出的材料,不得扣留或分批转出。
(四)接收单位收到档案经核对无误后,应在回执上签名盖章,并将回执立即退回。逾期一个月转出单位未收到回执应及时催问,以防丢失。
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劳动合同存档期是多久?
对于单位的在职员工来说,劳动合同需要由一名单位一直保存,直到劳动合同终止。单位和员工解除劳动合同后,单位需要出具解除劳动合同证明书,保留两年解除劳动合同的证明材料。
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劳动纠纷
毕业档案存放在哪里
[律师回复] 解答如下,   毕业档案应该存放在哪里  
一、将档案留在学校。  按相关规定,暂缓就业的,档案经本人向学校申请,可以在学校存放两年,期满后学校不再保管。  
二、将档案转回原籍。  如果毕业生未就业或没有向学校申请档案去向,学校将按报到证的地址转递。  
三、将档案存放到工作单位。  需要注意的是,按国家政策规定,组织、人事部门所属的各级人才交流机构才有资格保存大中专毕业生就业后的人事档案,各种私营民营企业、乡镇企业、中外合资、独资企业都无权管理员工的人事档案。毕业生也可用个人名义委托人才市场托管人事关系。  
四、将档案存放在工作单位所在地政府所属人才交流机构。  在公有制单位就业的毕业生,如本人愿意长期就业于该地,可以转入该地。毕业生档案原则上由人事局或教育部门统一接收。  相关内容:  档案丢失后会有什么后果  目前,高校毕业生自主择业之后,有些企业不需要求职者提供档案,但在日后的工作中,比如:办理职称、转正定级、办理社保、公务员、事业单位考试、出具相关证明等,都以档案为依托,没有档案会使个人权益受到损害,相关业务办理不了。更多网友还关注:辞职后档案怎么办辞职后被公司扣留档案,可以申请劳动仲裁吗
快速解决“婚姻家庭”问题
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办理不动产权证书。商品房买卖合同原件房产局是否存档
[律师回复] 不动产权证与房产证的区别有以下:
  
1、不动产权证比房产证内容更详细
  不动产权证相比房产证内容更加详细,里面(楼盘详情 楼盘点评 项目图库 价格走势)除了权利人、共有情况、坐落位置等原来房产证固有的内容外,还增加了镭射区、不动产单元号、使用期限等内容。
  
2、不动产权证对使用年限进行了明确规定
  新版《不动产权证书》设置的“使用期限”,指的是土地使用权和海域使用权的期限,而不是房屋所有权期限,房屋所有权本身也不存在期限的问题。
  二、不动产登记的作用:
  
1、首要作用在于保护个人产权。
  房产、土地或林地等不动产都能得到保护。
  
2、买房办手续更加便捷。
  普通百姓买房将不必再多部门来回跑,所有手续都可在不动产登记中心一站完成;假如证件遗失要补办,就不必像以前一样自己去登报声明,而是登记机构免费提供刊发,并在15个工作日后补发。
  
3、买房办手续更加便捷。
  
4、保障农民财产权利。
  农村土地作为集体土地的一部分纳入统一登记,保障农民宅基地用益物权。
  
5、交易更安全。
  进行统一登记后,信息可依法公开查询,以保障交易安全。
  三、房产证购房者通过交易,取得房屋的合法所有权,可依法对所购房屋行使占有、使用、收益和处分的权利的证件。即《房屋所有权证》,是国家依法保护房屋所有权的合法凭证。房屋所有者凭证管理和使用自己的房屋。
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1、不动产权证比房产证内容更详细
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1、首要作用在于保护个人产权。
  房产、土地或林地等不动产都能得到保护。
  
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3、买房办手续更加便捷。
  
4、保障农民财产权利。
  农村土地作为集体土地的一部分纳入统一登记,保障农民宅基地用益物权。
  
5、交易更安全。
  进行统一登记后,信息可依法公开查询,以保障交易安全。
  三、房产证购房者通过交易,取得房屋的合法所有权,可依法对所购房屋行使占有、使用、收益和处分的权利的证件。即《房屋所有权证》,是国家依法保护房屋所有权的合法凭证。房屋所有者凭证管理和使用自己的房屋。
档案在外地,想把档案转会本地存放,请问去那里办理档案调档函。
[律师回复] 【法律意见】
可以到工作单位的人事部门查,可以到就读学校查,也可以到户口所在地的人才市场交流中心查。
大学毕业生的档案通常有三个去向:

1、毕业后就找到了接受户口的单位,档案和户口都转到工作的单位
这是通常认为最正规的档案流向,但据统计,这种情况大约只占到毕业生档案的10左右的比例。

2、毕业后没有找到接受户口的单位,户口和档案留在学校
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3、把档案和户口放在人才市场交流中心。
首先必须确定在毕业时是否已签过三方协议,这是学生、学校和工作单位共同签的一个协议书,签了的话,报到证备注栏就不是空白,此时档案会在这个单位所在地的人才市场,没签的话,报到证备注栏为空,默认打回原籍,本科生打到省级人才市场,专科打到市级人才市场,师范类毕业生打到教育主管部门,一般在教育局。可由毕业生自己联系人才市场,把档案转过去保管。
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