辞职后档案可以自己保管吗?

最新修订 | 2024-08-24
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孟理昕律师
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专家导读 根据我国档案管理规定,一般来说人事档案都是由单位之间来进行相关的传递,不能够通过个人来传递管理人事档案,一般来说的话,人事档案在辞职之后将会移至相关的人才交流中心。在大学毕业之后,如果尚未找到能够采纳档案管理的相关公司的话,也会交由人才交流中心进行处理。
辞职后档案可以自己保管吗?

一、辞职后档案可以自己保管吗?

不可以。

1、根据人事档案管理规定:人事档案的传递和管理是由组织人事部门或其委托具有资质的单位(一般为人才交流中心)具体负责,其他单位和个人不得传递、管理人事档案。

2、同时本人不得管理、传递和调阅本人档案。人事档案放在自己手里,组织人事部门将对该档案材料的真实性不予认可。

人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色,它是个人身份、学历、资历等方面的证据,与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩,具有法律效用,是记载人生轨迹的重要依据。高校学生档案则是国家人事档案的组成部分,是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录,是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。事业单位,人事档案相当重要。

提供保管档案的服务的机构各地人才市场、各区、县人才市场及街道办等。按照我国档案法、干部档案工作条例、流动人员档案管理暂行规定等法规,毕业生的人事档案属于国家法定强制执行、归口管理的公共信息,个人不得截留和销毁。

档案丢失需进行补档,也就是说,持有者需回到小学、初中、高中、大学及原工作单位,补齐相关证明材料,因为档案未归档会影响到升学等,影响自己评定职称、考研、劳动保险及日后的离退休手续办理,也会影响到自己出国留学。如果有考公务员的意向,档案必须保管好。

二、存档方式

国家对于毕业后尚未就业的大学生的档案,一般采取三种管理办法:

1、是把档案转至生源地,由所在地级市的人社局下属人才交流中心接收,并由个人去办理托管手续。这种方式比较适合准备在生源地范围内就业的毕业生和暂时不想就业的毕业生,优点是在生源地就业后办理手续简单方便,而缺点是两年内如离开生源地就业,需重新办理改派手续。

2、是把档案留在学校,待落实工作单位后,将户籍和档案迁至工作单位所在地,申请档案留校超过两年仍未落实工作的,学校将其档案和户口迁回生源地,学校不再为其发放就业报到证。

这种方式适合有就业愿望但尚未就业的毕业生,优点是学校诚信度较高,代为保管户口关系和档案不收取额外费用,其缺点是毕业生档案留校只是延长了择业期,与学校没有人事隶属关系,涉及人事关系的证明都不能出具。

3、是把档案转至就业代理或人才交流中心。这种方式比较适合准备考研、创业、灵活就业的毕业生,优点是易于毕业生解决一些实际问题,缺点是如果毕业生与指导中心交流相对少,则容易造成信息不畅。

档案是涉及到自己一生的相关记录。不能够由个人进行掌握,因为其中的相关评价和资料都是比较公正公平的,不能够加油个人进行随意篡改。所以根据国家法律规定,一般来说的话,用人单位之间是不能够将档案交由个人进行管理,只能够交由相关的用人单位来进行管理,或者是人才交流中心来进行管理。

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从原单位离职时需要求原单位开据“离职证明”。然后携带离职证明原件和身份证原件到家乡所在地的县(区)级的人才交流服务中心,请工作人员给开一张调档函。最后携带身份证、调档函原件、离职证明原件,档案存放地点找工作人员办理档案转移手续就好了。
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[律师回复] 辞职后马上有新的接收单位,可直接将档案、劳动关系、失业保险、养老保险和医疗保险关系全部转移到新单位。如果没有,相关部门建议可先将档案存放在人才市场等能够托管档案的部门。
《劳动合同法》规定,用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明,并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。
  假如辞职的那家单位将档案委托在人才市场保管的,要做的是拿着这证明到人才市场去把档案由委托报关转为个人委托保管。换了公司之后,拿着和新的公司的签订的劳动合同到劳动市场,重新办理托管就可以了。其实这种档案的转托管手续在异地办理工作时比较有用。单位的人力资源部门都会有专门的员工来负责员工档案方面的问题,他们一般都会帮忙办理,但是有些不太正规的公司也会要求自己办理,这时候就要到社保局去咨询具体的办理方式了。如果单位是直接为我们保管档案的,那就更简单了,找到新单位就把档案转到新单位即可。
  相关法律条文:
  《企业职工档案管理工作规定》第18条规定:企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等,应由职工所在单位在1个月内将其档案转交其新的单位或户口所在地的街道劳动(组织人事)部门。
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